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Estrutura Contábil do Sistema
A estrutura contábil do PUBLIS organiza todas as transações financeiras, permitindo rastreabilidade, conformidade fiscal e controle operacional eficiente. Esta seção define como registrar, classificar e monitorar receitas, despesas e repasses dentro do sistema.
5.1 Organização dos Registros Financeiros
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Todos os lançamentos devem ser efetuados no PUPLIS, vinculados a contratos, reservas ou ordens de serviço.
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Cada registro deve incluir:
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Data da transação
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Valor
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Tipo de operação (receita, despesa ou custo)
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Centro de custo correspondente
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Documento fiscal vinculado (nota fiscal, boleto ou recibo)
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5.2 Planos de Contas Específicos
O PUPLIS utiliza planos de contas padronizados, que facilitam a análise financeira e a elaboração de relatórios. Alguns exemplos:
| Tipo de Conta | Descrição | Exemplo de Lançamento |
|---|---|---|
| Receita de Anunciantes | Valores recebidos por reservas e anúncios | Pagamento de anunciante por painel |
| Receita Extra | Patrocínios ou serviços adicionais | Venda de artes especiais |
| Despesa de Repasse | Pagamento a proprietários de pontos | Repasses mensais de locação |
| Despesa Operacional | Custos com designers, gráficas e manutenção | Pagamento de gráfica ou designer |
| Despesa Administrativa | Taxas bancárias, softwares, serviços | Taxa de processamento de boleto |
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Observação: Cada conta deve possuir um código único no sistema, facilitando auditorias e relatórios detalhados.
5.3 Fluxo de Entrada e Saída de Recursos
O registro contábil segue o seguinte fluxo:
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Reserva/Contrato: anunciante solicita espaço → registro inicial no PUPLIS.
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Emissão de Nota Fiscal / Boleto: geração do documento fiscal vinculado ao contrato.
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Recebimento de Pagamento: confirmação da entrada da receita.
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Repasse a Proprietário ou Pagamento de Serviço: baixa contábil do valor pago a terceiros.
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Registro de Custos Operacionais: lançamento das despesas com design, impressão, manutenção e serviços administrativos.
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Relatórios e Conciliações: conferência de todas as entradas e saídas, vinculadas ao centro de custo e ao contrato correspondente.
5.4 Benefícios da Estrutura Contábil
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Transparência em todas as transações financeiras.
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Controle eficiente de centros de custo, contratos e reservas.
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Suporte à geração de relatórios gerenciais e indicadores de desempenho financeiro.
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Facilita auditorias internas e externas, garantindo rastreabilidade completa.
5.5 Orientações para Parceiros
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Vincular cada transação a um contrato ou centro de custo específico.
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Anexar todos os documentos fiscais ao registro contábil correspondente.
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Conferir periodicamente o fluxo de entradas e saídas para evitar inconsistências.
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Utilizar os planos de contas padronizados, evitando lançamentos incorretos.
Nilton Romani
