Como lidar com a imprensa durante o evento

Durante a realização do evento, a presença da imprensa é uma oportunidade valiosa para amplificar o alcance da mensagem, fortalecer a imagem do encontro e gerar registros que poderão ser utilizados em futuras divulgações. A forma como a equipe interage com jornalistas, fotógrafos, cinegrafistas e influenciadores impacta diretamente na cobertura que será realizada.

1. Prepare-se antecipadamente

Tenha uma equipe ou responsável claramente designado para recepcionar a imprensa. É essencial ter:

• Uma lista com os veículos confirmados.

• Kits de imprensa impressos ou digitais com o release oficial, cronograma, contatos e informações úteis.

• Crachás de identificação específicos para profissionais da mídia.

2. Pontualidade e apoio logístico

Garanta que a imprensa tenha acesso fácil aos locais de interesse:

• Entrada prioritária, áreas de entrevistas e áreas VIP.

• Espaços com boa iluminação, sinal de internet e tomadas.

• Acesso aos principais organizadores e convidados previamente agendado.

3. Ofereça conteúdo

Facilite o trabalho da imprensa:

• Disponibilize fotos em alta resolução, clipes de vídeo e material institucional.

• Se possível, tenha uma assessoria de fotografia e filmagem para compartilhar imagens com os veículos parceiros.

4. Esteja disponível

É importante que um porta-voz do evento esteja acessível:

• Treinado para entrevistas.

• Preparado para responder com clareza e segurança sobre objetivos, expectativas e resultados do evento.

5. Registre tudo

Acompanhe quais veículos compareceram, o que foi coberto, quem fez perguntas e qual o tom da cobertura. Essas informações são valiosas para os relatórios pós-evento e para melhorar edições futuras.

6. Demonstre gratidão

Após o evento, envie agradecimentos personalizados aos jornalistas e influenciadores presentes, oferecendo materiais complementares e mantendo o vínculo para eventos futuros.