Esta seção estabelece os procedimentos para registrar contratos, emitir documentos fiscais e controlar pagamentos, garantindo rastreabilidade, conformidade e transparência em todas as transações do PUBLIS.

7.1 Registro Contábil de Contratos de Locação de Painéis

• Cada contrato de locação deve ser registrado no PUBLIS com um número único, vinculando:

  • Anunciante

  • Painel ou espaço publicitário

  • Valor do contrato

  • Prazos de início e término

• Todas as transações relacionadas a esse contrato (receitas, repasses, custos) devem ser vinculadas ao número do contrato, permitindo rastreabilidade total.

7.2 Emissão de Notas Fiscais e Boletos

• Para cada contrato ou serviço prestado, deve-se emitir nota fiscal correspondente, conforme legislação vigente.

• Boletos ou comprovantes de cobrança devem ser gerados e vinculados à nota fiscal e ao contrato correspondente.

• Orientação para parceiros:

  • Conferir os valores antes da emissão

  • Garantir que o documento fiscal esteja anexado ao registro no sistema

  • Registrar o recebimento assim que o pagamento for efetuado

7.3 Prazos de Pagamento e Recebimento

• Definir claramente os prazos de cada contrato:

  • Data de vencimento do boleto ou nota fiscal para o anunciante

  • Data de repasse ao proprietário do painel

• Procedimento padrão:

  1. Emissão da nota fiscal para o anunciante

  2. Recebimento do pagamento

  3. Repasse ao proprietário do painel ou pagamento a fornecedores

• Todas as etapas devem ser registradas no PUBLIS para controle contábil e operacional

7.4 Ajustes, Cancelamentos e Reversões

• Cancelamentos ou alterações de contratos devem ser registrados com:

  • Data da alteração

  • Motivo da alteração

  • Valor ajustado

• Estornos e reversões de pagamento devem ser lançados imediatamente no sistema, mantendo vinculação ao contrato original

7.5 Relatórios e Conciliações

• O PUBLIS permite gerar relatórios de contratos ativos, pendentes e finalizados.

• Conciliações periódicas devem incluir:

  • Conferência de recebimentos versus contratos ativos

  • Conferência de repasses a proprietários versus pagamentos realizados

  • Identificação de inadimplências ou ajustes pendentes

7.6 Orientações para Parceiros

• Registrar cada contrato imediatamente após assinatura

• Emitir notas fiscais e boletos antes do vencimento, garantindo previsibilidade de recebimento

• Vincular todos os pagamentos e ajustes ao contrato correspondente

• Manter documentação de suporte (contratos assinados, comprovantes de pagamento e notas fiscais) anexada ao registro contábil