Esta seção define como registrar, aprovar e controlar todas as despesas e ordens de serviço relacionadas à criação e produção de materiais publicitários, garantindo rastreabilidade e conformidade contábil.

9.1 Registro de Despesas com Designers e Gráficas

• Todas as despesas devem ser registradas no PUBLIS com:

  • Valor do serviço

  • Centro de custo vinculado (ex.: design, impressão)

  • Documento fiscal (nota fiscal ou recibo)

• Exemplo: contratação de designer para criar arte de campanha → registrar como despesa no centro de custo “Design”.

9.2 Aprovação de Orçamentos

• Antes de iniciar qualquer serviço, os orçamentos devem ser:

  • Revisados e aprovados por responsável financeiro ou gestor do PUBLIS

  • Registrados no sistema, vinculando fornecedor e serviço correspondente

• Orientação: não efetuar pagamentos sem aprovação formal do orçamento.

9.3 Pagamento de Serviços

• Após execução do serviço, verificar se:

  • A arte ou material foi entregue conforme contrato

  • Nota fiscal ou documento de serviço está correto

• Registrar o pagamento no PUBLIS, vinculando à ordem de serviço e ao centro de custo correto.

9.4 Documentação Contábil Associada

• Toda despesa deve ter documentação completa, incluindo:

  • Contrato ou ordem de serviço

  • Nota fiscal ou recibo

  • Comprovante de pagamento

• Essa documentação garante:

  • Transparência e rastreabilidade

  • Suporte para auditorias internas e externas

9.5 Orientações para Parceiros

• Registrar todas as ordens de serviço antes do início do trabalho

• Garantir aprovação formal de orçamentos no sistema

• Vincular corretamente cada pagamento ao centro de custo e documento fiscal correspondente

• Manter toda documentação digitalizada e arquivada para controle contábil