Esta seção define os procedimentos e boas práticas para garantir que todas as transações financeiras do PUBLIS sejam auditáveis, rastreáveis e em conformidade com a legislação e normas contábeis.

11.1 Registro e Rastreabilidade de Transações

• Todas as receitas, despesas, repasses e ajustes devem ser registradas no PUBLIS com:

  • Data da transação

  • Valor

  • Centro de custo e contrato vinculado

  • Documento fiscal associado (nota fiscal, boleto, recibo)

• Cada registro deve ser unicado e referenciado, permitindo rastrear o histórico completo de qualquer transação.

11.2 Procedimentos de Verificação Interna

• Auditorias internas periódicas devem ser realizadas para verificar:

  • Lançamentos de receitas e despesas

  • Conciliação de pagamentos e recebimentos

  • Aplicação correta de tributos e retenções

  • Ajustes, cancelamentos e estornos registrados corretamente

• Procedimentos recomendados:

  • Conferência semanal ou mensal de movimentações financeiras

  • Revisão cruzada entre centro de custo, contrato e documento fiscal

11.3 Controle de Documentos e Provas Fiscais

• Toda transação deve ter documentação de suporte: contratos, notas fiscais, boletos, recibos, comprovantes de pagamento.

• Documentos devem ser digitalizados e anexados no PUBLIS, permitindo acesso rápido em auditorias.

• Manter histórico de alterações e estornos, com data, responsável e motivo da alteração.

11.4 Procedimentos de Compliance

• Garantir que todas as operações estejam em conformidade com normas contábeis e legislação fiscal vigente.

• Registrar alterações de processos ou legislação aplicável e atualizar o manual contábil.

• Treinamento contínuo de operadores e parceiros sobre boas práticas contábeis e fiscais.

11.5 Benefícios do Compliance Contábil

• Transparência total nas transações financeiras

• Redução de erros e inconsistências contábeis

• Suporte completo para auditorias internas e externas

• Facilita geração de relatórios gerenciais e tomada de decisão estratégica

11.6 Orientações para Parceiros

• Registrar todas as transações no PUBLIS com documentos anexados

• Conservar cópias digitais de contratos, notas fiscais e comprovantes

• Realizar conciliações periódicas de centros de custo e contratos

• Notificar imediatamente alterações ou ajustes que afetem registros contábeis