Esta seção define as práticas necessárias para fechamento contábil, conservação de documentos e atualização do manual, garantindo que todas as transações do PUBLIS estejam corretamente registradas e disponíveis para auditoria.

13.1 Fechamento Contábil Mensal e Anual

• O fechamento contábil deve ser realizado de forma regular e sistemática:

  • Mensal: consolidação de receitas, despesas, repasses e ajustes do mês corrente

  • Anual: conferência completa de todas as transações do ano, geração de relatórios consolidados e preparação para obrigações fiscais

• Procedimentos recomendados:

  1. Conferir lançamentos de receitas e despesas

  2. Validar pagamentos e repasses vinculados a contratos

  3. Revisar estornos, cancelamentos e ajustes

  4. Emitir relatórios financeiros e indicadores de desempenho

13.2 Conservação de Documentos

• Todos os documentos fiscais e comprobatórios devem ser digitalizados e arquivados no PUBLIS, incluindo:

  • Notas fiscais, boletos e recibos

  • Contratos e ordens de serviço

  • Comprovantes de pagamento

• Recomenda-se manter arquivos por pelo menos 5 anos, conforme legislação vigente, para suporte a auditorias e fiscalização.

13.3 Atualização e Revisão do Manual Contábil

• O manual deve ser revisado periodicamente para refletir:

  • Alterações na legislação fiscal ou tributária

  • Mudanças nos procedimentos operacionais do PUBLIS

  • Inclusão de novos centros de custo ou tipos de serviço

• Cada revisão deve registrar:

  • Data da atualização

  • Responsável pela revisão

  • Versão do manual

13.4 Orientações para Parceiros

• Realizar fechamento mensal de todas as transações vinculadas aos contratos ou serviços gerenciados

• Garantir que toda documentação esteja anexada e organizada no sistema

• Consultar o manual atualizado antes de registrar novos procedimentos ou ajustes

• Manter histórico de revisões e versões do manual para rastreabilidade